PDF 파일 만드는 방법 총정리｜컴퓨터와 스마트폰으로 쉽고 빠르게 PDF 저장하기
PDF 파일 만드는 방법 총정리｜컴퓨터와 스마트폰으로 쉽고 빠르게 PDF 저장하기
문서를 작성하거나 제출할 때 가장 많이 사용하는 파일 형식 중 하나가 PDF다.
학교 과제 제출부터 회사 보고서, 계약서, 각종 증명서, 민원 서류, 이력서 제출까지 PDF 파일은 다양한 분야에서 활용되고 있다.
특히 문서의 형식이 변하지 않고 어떤 기기에서도 동일하게 표시된다는 장점 때문에 개인 사용자뿐 아니라 기업과 공공기관에서도 표준 문서 형식으로 사용한다.
하지만 컴퓨터 사용이 익숙하지 않은 사람들에게는 PDF 파일을 만드는 방법이 어렵게 느껴질 수 있다.
워드 문서는 작성할 수 있지만 PDF로 변환하는 방법을 몰라 난감한 경우도 많다.
최근에는 별도의 프로그램을 설치하지 않아도 윈도우와 맥북은 물론 스마트폰에서도 PDF 파일을 손쉽게 만들 수 있다.
이번 글에서는 PDF 파일이 무엇인지부터 시작해 윈도우, 엑셀, 워드, 파워포인트, 스마트폰, 웹페이지, 이미지 파일 등을 PDF로 저장하는 방법까지 자세히 알아보겠다.
PDF 파일이란 무엇인가
PDF는 Portable Document Format의 약자다. 우리말로는 휴대용 문서 형식이라고 부른다.
PDF 파일의 가장 큰 특징은 문서가 작성된 환경과 관계없이 동일한 형태로 표시된다는 점이다. 예를 들어 워드 문서를 다른 컴퓨터에서 열었을 때 글꼴이 바뀌거나 표가 깨지는 경우가 있다. 하지만 PDF 파일은 작성 당시 모습 그대로 유지된다.
이 때문에 공공기관 제출 서류, 계약서, 보고서, 전자책, 증명서, 세금 관련 자료 등 중요한 문서에 널리 사용된다.
PDF 파일이 많이 사용되는 이유
PDF가 오랫동안 사랑받는 이유는 여러 가지가 있다.
첫째, 문서 레이아웃이 유지된다.
둘째, 운영체제에 관계없이 동일하게 보인다.
셋째, 인쇄 시 원본과 동일한 형태가 유지된다.
넷째, 비밀번호 설정 등 보안 기능을 적용할 수 있다.
다섯째, 이메일이나 메신저로 공유하기 편리하다.
여섯째, 전자문서 보관에 적합하다.
이러한 장점 때문에 현재는 사실상 표준 문서 형식으로 자리 잡고 있다.
윈도우에서 PDF 파일 만드는 방법
가장 많이 사용하는 방법은 윈도우 기본 기능을 활용하는 것이다.
과거에는 별도의 PDF 프로그램이 필요했지만 현재는 기본 기능만으로도 충분하다.
워드 문서를 PDF로 저장하기
문서를 작성한 후 PDF로 저장하는 방법은 매우 간단하다.
- 워드 문서 작성
- 파일 메뉴 클릭
- 다른 이름으로 저장 선택
- 저장 형식 선택
- PDF 선택
- 저장 버튼 클릭
이렇게 하면 문서가 PDF 파일로 저장된다.
원본 워드 파일은 그대로 유지되므로 필요할 때 다시 수정할 수도 있다.
인쇄 기능으로 PDF 만들기
윈도우에는 Microsoft Print to PDF라는 기능이 기본 탑재되어 있다.
실제 프린터로 출력하는 대신 PDF 파일을 생성하는 방식이다.
방법은 다음과 같다.
- 문서 열기
- Ctrl + P 누르기
- 프린터 목록 확인
- Microsoft Print to PDF 선택
- 인쇄 클릭
- 저장 위치 지정
워드뿐 아니라 메모장, 이미지 뷰어, 인터넷 브라우저 등 거의 모든 프로그램에서 사용할 수 있다.
엑셀 파일을 PDF로 저장하는 방법
엑셀은 표와 수치 자료를 관리하는 데 많이 사용된다.
하지만 상대방이 엑셀 프로그램이 없거나 내용을 수정하지 못하게 하려면 PDF로 변환하는 것이 좋다.
방법은 매우 간단하다.
파일 → 다른 이름으로 저장 → PDF 선택
또는
파일 → 인쇄 → Microsoft Print to PDF 선택
엑셀은 출력 영역 설정에 따라 일부 내용이 잘릴 수 있으므로 저장 전에 인쇄 미리보기를 확인하는 것이 좋다.
파워포인트를 PDF로 저장하는 방법
발표 자료를 공유할 때도 PDF가 많이 사용된다.
파워포인트 파일은 상대방의 버전에 따라 애니메이션이나 글꼴이 달라질 수 있다.
하지만 PDF로 저장하면 모든 슬라이드가 동일하게 표시된다.
저장 방법은 다음과 같다.
파일 → 내보내기 → PDF 만들기
또는
파일 → 다른 이름으로 저장 → PDF 선택
슬라이드 한 장이 PDF 한 페이지로 변환된다.
웹페이지를 PDF로 저장하는 방법
인터넷에서 찾은 정보를 오프라인으로 보관하고 싶을 때 PDF 저장 기능이 유용하다.
크롬 브라우저 기준으로 설명하면 다음과 같다.
- 저장할 웹페이지 열기
- Ctrl + P 누르기
- 인쇄 화면 확인
- 대상 선택
- PDF로 저장 클릭
- 저장 완료
기사, 연구 자료, 참고 문서 등을 보관할 때 자주 사용하는 방법이다.
이미지 파일을 PDF로 만드는 방법
증명서 사진이나 계약서 사진 여러 장을 하나의 PDF로 만들고 싶을 때도 있다.
윈도우에서는 별도 프로그램 없이 가능하다.
- 이미지 파일 선택
- 마우스 오른쪽 버튼 클릭
- 인쇄 선택
- Microsoft Print to PDF 선택
- 저장 버튼 클릭
여러 장의 사진을 선택하면 하나의 PDF 파일로 만들 수도 있다.
스마트폰으로 PDF 파일 만드는 방법
최근에는 컴퓨터 없이 스마트폰만으로도 PDF 파일을 생성할 수 있다.
안드로이드 PDF 만들기
안드로이드 스마트폰은 기본 인쇄 기능을 이용한다.
- 문서 또는 사진 열기
- 공유 버튼 선택
- 인쇄 클릭
- PDF 저장 선택
- 저장 완료
별도 앱 설치 없이 대부분 가능하다.
갤럭시 스마트폰 PDF 저장 방법
갤럭시 스마트폰 역시 기본 기능으로 지원한다.
사진 앱에서 원하는 사진을 선택한 뒤
공유 → 인쇄 → PDF 저장
을 선택하면 된다.
여러 장의 사진을 한 번에 PDF로 변환할 수도 있다.
아이폰 PDF 파일 만들기
아이폰도 PDF 저장 기능을 제공한다.
- 사진 또는 문서 열기
- 공유 버튼 선택
- 인쇄 선택
- 미리보기 확대
- 다시 공유
- PDF 저장
최신 iOS에서는 더욱 간편하게 PDF 기능을 사용할 수 있다.
종이 문서를 PDF로 만드는 방법
종이 서류를 PDF로 제출해야 하는 경우도 많다.
예전에는 스캐너가 필요했지만 최근에는 스마트폰 카메라만으로 충분하다.
문서 스캔 기능을 활용하면 자동으로 문서 영역을 인식해 PDF로 저장한다.
활용 예시는 다음과 같다.
- 주민등록등본
- 가족관계증명서
- 계약서
- 영수증
- 세금 관련 서류
- 학습 자료
촬영 후 자동 보정 기능이 적용되어 깔끔하게 저장된다.
무료 PDF 변환 사이트 활용하기
프로그램 설치가 어려운 경우 온라인 변환 서비스를 사용할 수도 있다.
대표적인 기능은 다음과 같다.
- 워드 PDF 변환
- JPG PDF 변환
- 엑셀 PDF 변환
- PDF 압축
- PDF 병합
- PDF 분할
다만 개인정보가 포함된 문서는 업로드에 주의해야 한다.
중요한 서류는 가급적 PC나 스마트폰 기본 기능을 활용하는 것이 좋다.
PDF 파일 용량 줄이는 방법
PDF가 너무 크면 이메일 첨부가 어려울 수 있다.
용량을 줄이는 방법은 다음과 같다.
첫째, 이미지 해상도를 낮춘다.
둘째, 불필요한 페이지를 삭제한다.
셋째, PDF 압축 기능을 활용한다.
넷째, 컬러 이미지를 흑백으로 변환한다.
다섯째, 고용량 사진을 줄인다.
이 방법을 활용하면 파일 크기를 크게 줄일 수 있다.
PDF 파일 편집은 가능한가
많은 사람들이 PDF는 수정할 수 없다고 생각한다.
하지만 전용 편집 프로그램을 사용하면 수정이 가능하다.
다만 일반 사용자의 경우 원본 워드나 엑셀 파일을 수정한 뒤 다시 PDF로 저장하는 방식이 가장 편리하다.
원본 파일을 보관하는 습관을 들이면 추후 수정 작업이 훨씬 수월하다.
PDF 파일 저장 전 반드시 확인할 사항
문서를 제출하기 전에는 반드시 최종 점검이 필요하다.
확인해야 할 사항은 다음과 같다.
- 오탈자 확인
- 페이지 누락 여부
- 이미지 깨짐 여부
- 개인정보 포함 여부
- 제출 기관 요구사항 확인
- 파일 열림 여부 확인
특히 공공기관 제출 문서는 저장 후 반드시 다시 열어보는 것이 좋다.
PDF 파일이 열리지 않을 때 해결 방법
간혹 저장한 PDF가 열리지 않는 경우가 있다.
주요 원인은 다음과 같다.
- 파일 손상
- 저장 오류
- 다운로드 실패
- 프로그램 버전 문제
이 경우 다시 저장하거나 다른 PDF 뷰어를 사용하면 해결되는 경우가 많다.
PDF 파일 활용도가 높은 분야
PDF는 다양한 분야에서 활용된다.
대표적인 활용 사례는 다음과 같다.
- 취업용 이력서 제출
- 정부 민원 서류 제출
- 세금 신고 자료 보관
- 회사 보고서 작성
- 계약서 전달
- 전자책 제작
- 강의 자료 공유
- 사업 계획서 제출
- 증명서 발급 자료 보관
활용 범위가 매우 넓기 때문에 기본 사용법은 반드시 익혀두는 것이 좋다.
마무리
PDF 파일은 현대 문서 관리에서 가장 중요한 파일 형식 중 하나다. 과거에는 전용 프로그램이 필요했지만 현재는 윈도우와 맥북, 안드로이드 스마트폰, 아이폰 모두 기본 기능만으로 PDF 파일을 만들 수 있다.
워드 문서, 엑셀 파일, 파워포인트 자료는 물론 사진과 웹페이지까지 PDF로 변환할 수 있으며, 스마트폰 하나만으로도 다양한 문서를 손쉽게 저장할 수 있다. 특히 이력서 제출, 민원 서류 발급, 업무 문서 공유가 잦은 사람이라면 PDF 저장 방법을 알아두는 것이 큰 도움이 된다.
문서 형식을 유지하면서 안전하게 공유할 수 있다는 점에서 PDF는 앞으로도 가장 많이 사용되는 문서 형식 중 하나로 자리할 것이다.